如何防止ERP實(shí)施范圍的的擴(kuò)大

本文是站在購(gòu)買ERP實(shí)施服務(wù)的乙方企業(yè)角度，為對(duì)防止ERP實(shí)施范圍的擴(kuò)大給出的管理建議。

什么是范圍擴(kuò)大化？

發(fā)生功能或額外的 IT 服務(wù)時(shí)，就會(huì)發(fā)生范圍擴(kuò)大化。范圍蔓延會(huì)導(dǎo)致顯著增加成本、項(xiàng)目延遲和過(guò)于復(fù)雜的解決方案設(shè)計(jì)。技術(shù)實(shí)現(xiàn)的方面越多，管理更改就越復(fù)雜，因此范圍蔓延可能會(huì)導(dǎo)致需要重新審視解決方案的其他方面。范圍蔓延和范圍滲漏向前邁出的一步，整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)度將因此而倒退三步，因此努力防止范圍蔓延非常重要。

范圍擴(kuò)大的兩種形式

當(dāng)ERP供應(yīng)商或ERP顧問(wèn)將新內(nèi)容偷偷添加到項(xiàng)目計(jì)劃中時(shí)，這是一種范圍蔓延。另一方面，當(dāng)乙方的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，主動(dòng)要求超出原始范圍的其他功能時(shí)，這是一種范圍滲漏。兩者都同樣有害，因?yàn)樗鼈儠?huì)導(dǎo)致相同的后果，因此防止范圍蔓延和范圍滲漏都很重要。

防止第一種項(xiàng)目范圍的蔓延似乎更容易，因?yàn)楫?dāng)供應(yīng)商或軟件合作伙伴提出額外的項(xiàng)目?jī)?nèi)容時(shí)，乙方可以拒絕（乙方可以假設(shè)軟件公司只是想在實(shí)施上賺更多的錢。）防止范圍滲漏更難，因?yàn)橐曳郊僭O(shè)自己考慮了組織的最佳利益，但是，項(xiàng)目經(jīng)理的良好意圖并不總是能帶來(lái)正確的結(jié)果。通常情況下，它會(huì)導(dǎo)致不必要且昂貴的附加組件，并且投資回報(bào)率較低?？赡苊總€(gè)附加組件功能都可以非常有益，但前提是它與業(yè)務(wù)的流程和需求相匹配，目標(biāo)要聚焦，對(duì)每個(gè)階段的任務(wù)要有清晰的認(rèn)識(shí)和定位。

防止范圍蔓延和范圍滲漏的四個(gè)步驟

1. 從一開(kāi)始就定義明確的項(xiàng)目任務(wù)和服務(wù)內(nèi)容。

在項(xiàng)目的第一階段，供應(yīng)商對(duì)業(yè)務(wù)管理技術(shù)的熟練程度加上項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)其公司的多年知識(shí)，可能會(huì)導(dǎo)致匆忙開(kāi)始。乙方企業(yè)不要假設(shè)你和你的合作伙伴在同一頁(yè)面上，雙方因該始終定義詳細(xì)的可交付成果和實(shí)施服務(wù)，以及他們各自的時(shí)間表和成本。在開(kāi)始時(shí)要安排一些額外的會(huì)議，以確保所有數(shù)字和交付成果都清楚地寫(xiě)在紙上。

2. 詢問(wèn)與您的項(xiàng)目大綱相關(guān)的潛在成本

ERP實(shí)施可能導(dǎo)致一個(gè)周期，其中一個(gè)功能需要另一個(gè)功能，自定義或集成才能發(fā)揮最佳功能。由于沉沒(méi)成本謬誤，我們希望優(yōu)化解決方案的性能，因此我們同意范圍蔓延或范圍滲漏添加。為避免這種情況，請(qǐng)?jiān)谧罱K確定項(xiàng)目范圍之前詢問(wèn)所有潛在成本。通過(guò)了解您所在行業(yè)的詳細(xì)案例研究，并從各種 ERP 實(shí)施成本指南中匯總知識(shí)，研究常見(jiàn)成本。然后，向您的 ERP 供應(yīng)商或軟件顧問(wèn)詢問(wèn)這些成本，以及與當(dāng)前解決方案設(shè)計(jì)相關(guān)的潛在成本。

3.辯證的看待范圍蔓延和范圍滲漏項(xiàng)目

范圍蔓延和范圍滲漏的想法并不總是無(wú)用的?- 事實(shí)上，它們有時(shí)非常適合您的業(yè)務(wù)增長(zhǎng)目標(biāo)，并且非常適合您的解決方案設(shè)計(jì)。問(wèn)題是它超出了您的預(yù)算并會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目延遲。其他時(shí)候，這些附加組件可能落在您的預(yù)算范圍內(nèi)，但項(xiàng)目范圍內(nèi)的太多方面會(huì)延長(zhǎng)您的實(shí)施時(shí)間，導(dǎo)致您的公司項(xiàng)目狀態(tài)很長(zhǎng)時(shí)間處于變更狀態(tài)。相反，在ERP項(xiàng)目完成后，將這些想法加入IT計(jì)劃，以便您的公司順利運(yùn)行。然后，與您的ERP顧問(wèn)合作，您可以確定是否要繼續(xù)進(jìn)入改進(jìn)ERP的第二階段。

4.變更管理應(yīng)該是計(jì)劃管理的一部分

變更管理是ERP實(shí)施種比較常見(jiàn)的一部分內(nèi)容，我們的實(shí)施計(jì)劃從一開(kāi)始就要有變更流程的控制，從變更的申請(qǐng)到變更的評(píng)估審批，到預(yù)算和實(shí)施周期的更新，都要重新下達(dá)到所有的項(xiàng)目相關(guān)人員，以便達(dá)成統(tǒng)一的認(rèn)知。變更一旦達(dá)成，不允許再隨意變化，所以需要非常謹(jǐn)慎，更可取的方法是，如果非緊要內(nèi)容，可以列入下一期IT建設(shè)的內(nèi)容。，通過(guò)精心設(shè)計(jì)的變更管理計(jì)劃和專門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)督變更控制的團(tuán)隊(duì)，可以限制此導(dǎo)致的ERP實(shí)施造中斷，保證進(jìn)度的可控。